SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN DATA PENDUDUK DESA BETUMONGA BERBASIS WEB

karmila karmila; M.Ilham A  Siregar

doi:10.70038/jentik.v3i2.121

Authors

karmila karmila universitas ekasakti
M.Ilham A Siregar Manajemen Infromatika,Universitas Ekasakti Padang

DOI:

https://doi.org/10.70038/jentik.v3i2.121

Keywords:

Desa betumonga, Data penduduk, Sistem informasi, Pelayanan

Abstract

Betumonga Village is an administrative area that plays a crucial role in regulating and administering resources at the village level, including the responsibility for administering population administration as a form of public service. Population data management is crucial because it directly impacts the quality of public services. Therefore, it must be carried out quickly, precisely, and accurately to ensure that residents' needs are met satisfactorily. However, the data management process in Betumonga Village currently uses a manual system, resulting in various obstacles, such as slow data addition, modification, and deletion. Furthermore, the physical file-based storage system also makes it difficult to search and access information. Based on these conditions, this research was conducted with the aim of designing a computerized population data management system, which is expected to improve service effectiveness, minimize delays, and provide more precise, fast, and accurate population information.

References

A. Introduction

Pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil merupakan bagian penting dari administrasi kependudukan yang harus dikelola secara optimal agar dapat memberikan kontribusi nyata terhadap perbaikan tata kelola pemerintahan dan pembangunan (Septiani, 2018). Tanggung jawab dalam pengelolaan data kependudukan berada pada pemerintah desa atau kelurahan sebagai penyelenggara utama administrasi di tingkat lokal. Oleh karena itu, pelayanan administrasi kependudukan perlu dilakukan dengan prinsip benar, cepat, dan tepat sehingga masyarakat merasa memperoleh layanan yang memadai dan memuaskan.

Desa Betumonga merupakan salah satu wilayah administratif yang berada di Kecamatan Pagai Utara, Kabupaten Kepulauan Mentawai, Provinsi Sumatera Barat. Desa ini memiliki luas wilayah 32,61 kilometer persegi yang terbagi ke dalam enam dusun, yaitu Muntei, Baru-baru, Sabeunggung, Betumonga Barat, Betumonga Timur, dan Betumonga Selatan. Berdasarkan data kependudukan, jumlah penduduk Desa Betumonga adalah 1.357 jiwa, yang terdiri dari 699 laki-laki dan 658 perempuan.

Seiring dengan pesatnya perkembangan teknologi, setiap instansi pemerintahan, termasuk pemerintahan desa, dituntut untuk menerapkan sistem pengelolaan data yang berbasis komputerisasi. Sistem informasi kependudukan berbasis digital diharapkan mampu meningkatkan efisiensi pelayanan masyarakat dengan menghadirkan data yang akurat, cepat diakses, dan mudah diperbarui. Namun, kondisi di Desa Betumonga menunjukkan bahwa proses administrasi kependudukan masih dilakukan secara manual dengan pencatatan pada buku dan penyimpanan data dalam bentuk arsip fisik. Hal ini mengakibatkan lambatnya proses penambahan, perubahan, maupun penghapusan data, serta tingginya risiko kehilangan arsip atau sulitnya pencarian informasi kependudukan.

Berdasarkan latar belakang permasalahan tersebut, peneliti mengangkat penelitian dengan judul “Sistem Informasi Pengelolaan Data Penduduk Desa Betumonga Berbasis Web.” Rumusan masalah dalam penelitian ini meliputi: (1) bagaimana analisis dan perancangan sistem informasi pencatatan kependudukan berbasis web dapat menjamin keamanan data, (2) bagaimana implementasi sistem informasi kependudukan ini di Desa Betumonga, serta (3) bagaimana sistem tersebut dapat mendukung proses pembuatan laporan sesuai kebutuhan kerja di kantor Kepala Desa Betumonga.

Sejalan dengan rumusan masalah tersebut, tujuan penelitian ini adalah: (1) menganalisis dan merancang sistem informasi kependudukan yang mampu memudahkan proses pendataan, (2) merancang aplikasi data kependudukan yang dapat menyimpan informasi dengan aman serta meminimalisir risiko kehilangan data, dan (3) mengelola serta memproses data kependudukan secara terintegrasi dan terkomputerisasi.

Metode penelitian yang digunakan adalah metode System Development Life Cycle (SDLC) atau siklus hidup pengembangan sistem. Model ini menggambarkan tahapan utama dalam proses pengembangan, yang dimulai dari perencanaan, pengembangan (meliputi investigasi, analisis, desain, dan implementasi), hingga evaluasi berkelanjutan. Evaluasi dilakukan untuk memastikan sistem tetap relevan dan layak digunakan. Apabila sistem dinilai sudah tidak sesuai kebutuhan, maka akan dilakukan perancangan ulang dimulai dari tahap perencanaan (Hidayati, 2023).

Gambar 1 Siklus Hidup Sistem Informasi

Berdasarkan Gambar 1 datap dijelaskan sebagai berikut:

Perencanaan

Perencanaan pengembangan sistem informasi bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sistem informasi apa yang akan dikembangkan. Pada tahap ini juga ditentukan sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan, ketersediaan dana, serta pihak yang bertanggung jawab dalam pelaksanaannya.

Analisis

Tahap analisis dilakukan untuk mempelajari secara mendalam sistem yang sedang berjalan. Dari hasil analisis, diperoleh gambaran mengenai permasalahan, kebutuhan, serta usulan solusi yang akan menjadi dasar bagi pembangunan sistem baru.

Rancangan (Desain)

Pada tahap ini dilakukan perancangan sistem berdasarkan hasil analisis. Spesifikasi perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang dibutuhkan ditinjau kembali dan disempurnakan. Selain itu, dilakukan perencanaan pembuatan program, perancangan basis data, antarmuka, serta uji coba (testing) terhadap rancangan program yang telah dibuat.

Penerapan (Implementasi)

Tahap implementasi adalah proses menerjemahkan desain sistem ke dalam bentuk nyata. Kegiatan yang dilakukan meliputi pengujian sistem, instalasi, pelatihan pengguna, serta penerapan sistem baru agar dapat digunakan secara efektif.

Penggunaan dan Pemeliharaan

Tahap ini bertujuan memastikan sistem berjalan sesuai dengan tujuan awal serta melakukan pemantauan secara berkala. Apabila ditemukan kelemahan atau kebutuhan baru, maka dilakukan perbaikan maupun penyempurnaan sistem agar tetap relevan dengan kebutuhan organisasi.

Dalam proses analisis dan perancangan sistem, biasanya digunakan berbagai perangkat bantu untuk mempermudah pemodelan. Pemodelan sendiri merupakan representasi sederhana dari realitas yang dituangkan dalam bentuk visual dengan mengikuti aturan tertentu. Salah satu metode pemodelan yang saat ini paling banyak digunakan adalah Unified Modeling Language (UML), karena mampu menggambarkan struktur maupun alur sistem secara sistematis (Rosa A. S. dan M. Shalahuddin, 2013 dalam jurnal Danyl Mallisza, 2020).

Adapun lokasi penelitian ini adalah Desa Betumonga, yang terletak di Kecamatan Pagai Utara, Kabupaten Kepulauan Mentawai, Provinsi Sumatera Barat, Indonesia. Wilayah Kecamatan Saumanganyak sendiri terdiri atas enam dusun, yaitu Desa Betumonga, Dusun Muntei, Dusun Baru-Baru, Dusun Sabeugunggung, Dusun Betumonga Barat, Dusun Betumonga Timur, dan Dusun Betumonga Selatan.

Selanjutnya, untuk memperoleh gambaran lebih jelas mengenai sistem pengelolaan data penduduk yang sedang berjalan di Desa Betumonga, alur kerja sistem tersebut dapat dijelaskan melalui ilustrasi pada gambar berikut.

Gambar 2 Sistem Berjalan Pada Desa Betumonga

Berdasarkan Gambar 2, alur sistem yang sedang berjalan dapat dijelaskan sebagai berikut. Pertama, penduduk datang langsung ke kantor desa untuk melakukan pengurusan administrasi yang dibutuhkan. Kedua, petugas desa menerima penduduk, kemudian memberikan formulir yang harus diisi sesuai dengan jenis keperluan administrasi. Ketiga, petugas mencatat dan mengarsipkan data, kemudian menyerahkan kembali berkas yang sedang diurus kepada penduduk. Proses ini menunjukkan bahwa sistem masih bersifat manual sehingga berpotensi menimbulkan keterlambatan, kesalahan pencatatan, serta kesulitan dalam pengarsipan dokumen.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dirancanglah sistem usulan berbasis komputerisasi yang digambarkan melalui Use Case Diagram. Use case ini menjelaskan interaksi antara aktor utama, yaitu penduduk dan petugas desa, dengan sistem informasi yang diusulkan di Kantor Kepala Desa Betumonga. Dengan adanya sistem ini, diharapkan proses pengurusan administrasi dapat berjalan lebih cepat, efektif, dan terstruktur.

Gambar 3 UsulanUse Case Pada Kepala Desa Betumonga

Pada gambar 3 terdapat tiga aktor yang masing – masing actor mempunyai kegitan berbeda – beda, dapat di uraikan pada table dibawah ini :

Tabel 1 UsulanUse Case Kegiatan Aktor

No Aktor Kegiatan/ Aktifitas

Admin Melakukan login

Kelola data

Sirkulasi data penduduk

Kelola Surat

Pengaturan sistem

Logout

Staf Login

Kelola data

Sirkulasi data penduduk

Logout

Skenario Use Case Diagram Sistem Usulan

Skenario Use Case mendeskripsikan aktor-aktor yang melakukan prosedurdalam sistem, serta menjelaskan respon yang ditanggapi oleh sistem tersebutterhadap prosedur yang dilakukan oleh aktor. Berikut ini adalah skenario use caseyang diusulkan.

Skenario Use Case Diagram Login:

Tabel 2 Skenario Use Case Diagram Login

Use case : Login

Deskripsi : Use case ini menangani verifikasi dan hak aksesmemasukkan data sebagai pengguna

Aktor : Admin dan staf

Kondisi awal : Sistem menampilkan form login

Kandisi akhir : Menampilkan menu utama

Skenario Normal

Aksi aktor Reaksi sistem

Use case ini dimulai ketika Admin,staf memilihmemasukan username danpassword

sistem melakukanverifikasi login

sistem menampilkanmenu utama

Skenario Gagal

Aksi aktor Reaksi sistem

Use case ini dimulai ketika Admin, staf memilih memasukan username dan password

sistem melakukan verifikasi login

sistem menampilkanpesan login tidak valid

Skenario Use Case Diagram Kelola Data:

Tabel 3 Skenario Use Case Diagram Kelola Data

Use case : Kelola data

Deskripsi : Use case ini mengelola data

Aktor : Admin dan staf

Kondisi awal : Menampilkan data penduduk

Menampilkan data kartu keluarga

Kandisi akhir : Data tersimpan pada database

Skenario Use Case Diagram Kelola Sirkulasi Penduduk:

Tabel 4 Skenario Use Case Diagram Kelola Sirkulasi Penduduk

Use case : Kelola Sirkulasi Penduduk

Deskripsi : Use case ini mengelola sirkulasi penduduk

Aktor : Admin dan Staf

Kondisi awal : Menampilkan data lahir

Menampilkan data meninggak

Menampilkan data pendatang

Menampilkan data pindah

Kandisi akhir : Data tersimpan pada database

Skenario Use Case Diagram Kelola Surat Domisili :

Tabel 5 Skenario Use Case Diagram Kelola Surat Domisili

Use case : Kelola Sirkulasi Penduduk

Deskripsi : Use case ini mengelola sirkulasi penduduk

Aktor : Admin

Kondisi awal : Menampilkan keterangan domisili

Menampilkan keterangan kelahiran

Menampilkan keterangan kematian

Menampilkan keterangan pendatang

Menampilkan keterangan pindah

Kondisi akhir : Data tersimpan pada database dapat mencetak surat keterangan domisili

Data tersimpan pada database dapat mencetak surat kelahiran

Data tersimpan pada database dapat mencetak surat pendatang

Data tersimpan pada database dapat mencetak surat pindah

Class Diagram

Class Diagram merupakan salah satu diagram pada UML yang digunakan untuk menampilkan struktur statis dari sistem perangkat lunak. Diagram ini menggambarkan beberapa kelas, atribut, operasi, serta hubungan antar kelas dalam sistem. Dengan demikian, Class Diagram memberikan gambaran bagaimana komponen-komponen dalam perangkat lunak saling berinteraksi dan membentuk suatu sistem yang utuh.

Adapun Class Diagram yang diusulkan pada penelitian ini dapat dilihat pada Gambar 3, yang menunjukkan kelas-kelas utama beserta relasinya. Kelas-kelas tersebut meliputi Penduduk, Petugas Desa, Kepala Desa, serta kelas Data Administrasi yang saling berhubungan untuk mendukung proses pengelolaan data kependudukan.

Gambar 4 UsulanClass Diagram PadaKepalaDesaBetumonga

Sequence Diagram

Sequence diagram berfungsi dalam visualisasi interaksi antar objek padasistem. Berikut sequence diagram pada sistem informasi data penduduk ini.

Sequence Diagram Login

Gambar sequence diagram sistem usulan login dapat dilihat pada gambar 5

Gambar 5 Sequence Diagram Login

Sequence Diagram Kelola Data Penduduk

Gambar sequence diagram sistem usulan kelola data penduduk dapat dilihat

pada gambar 6

Gambar 6 Sequence Diagram Data Penduduk

Sequence Diagram Kelola Data Penduduk

Gambar sequence diagram sistem usulan kelola data penduduk dapat dilihat

pada gambar 7

Gambar 7 Sequence Diagram Data Penduduk

Sequence Diagram Kelola Data Sirkulasi Penduduk

Gambar sequence diagram sistem usulan kelola data sirkulasi penduduk dapat dilihat pada gambar 8

Gambar 8 Sequence Diagram Data Sirkulasi Penduduk

Sequence Diagram Kelola Surat

Gambar sequence diagram sistem usulan kelola surat dapat dilihat pada gambar 9

Gambar 9 Sequence Diagram Data Kelola Surat

Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk menggambarkan kegiatan-kegiatan yang

ada didalam suatu sistem. Agar dapat lebih memahami tentang sistem yang dibuat,maka perlu dibuatkan activity diagram tentang sistem yang akan diusulkan.Adapun activity diagram yang sedang diusulkan adalah sebagai berikut:

Activity Diagram Login

Gambar activity diagram login sistem usulan dapat dilihat pada gambar 10

Gambar 10 Activity Diagram Login

Activity Diagram Kelola Data

Gambar activity diagram kelola data sistem usulan dapat dilihatpada gambar 11.

Gambar 11 Activity Diagram Kelola Data

Activity Diagram Kelola Sirkulasi Penduduk

Gambar activity diagram kelola data sirkulasi penduduk dapat dilihatpada gambar 12

Gambar 12 Activity Diagram Kelola Data

Activity Diagram Kelola Surat

Gambar activity diagram kelola data kelola surat dapat dilihatpada gambar 13.

Gambar 13 Activity Diagram Kelola Data

B. Hasil dan Pembahasan

Implementasi

Implementasi sistem merupakan tahap penerapan pembuatan sistem berdasarkan rancangan sistem yang telah dibuat pada BabIII sebelumnya. Implementasi dengan membuat sistem menggunakan bahasa pemrograman php dan mysql dengan menggunakan framework codeigniter. Implementasi yang dilakukan adalah implementasi membuat rancangan proses bisnis dan antarmuka. Implementasi tersebut dilakukan untuk mendapatkan output yang diinginkan dan dapat digunakan oleh pengguna.

Implementasi User Interfaces (Tampilan)

Halaman Login Admindan Staf

Halaman yang digunakan untuk admin dan staf sebelum masuk kedalam sistem aplikasi sebagai berikut :.

Gambar 14 Halaman Login Admin dan Staf

Halaman BerandaAdmin

Pada Halaman beranda Admin terdapat Menu Kelola Data, Sirkulasi Penduduk, Kelola Surat, Pengguna Sistem, dan Logout

Gambar 15 Halaman Beranda Admin

Admin Mengelola Tambah Data Penduduk

Pada Menu Tambah Data Penduduk, admin dapat menambahkan data pada halaman isian tersebut.

Gambar 16 Admin Mengelola Tambah Data Penduduk

Menu Data Kartu Keluarga

Adminmengelola mengelola data kartu keluarga sebagai berikut ;

Gambar 17 Menu Data Kartu Keluarga

Menu Sirkulasi Penduduk

Admin mengelola menu sirkulasi penduduk yang di dalam nya terdapat sub menu data lahir, data meninggal, data pendatang, dan data pindah.

Gambar 18 Menu Sirkulasi Penduduk

Menu Kelola Surat

Admin mengelola Menu kelola surat, dalam aplikasi ini admin dapat mencetak laporan surat keterangan domisili, surat keterangan kelahiran, surat keterangan kematian, surat keterangan pendatang dan surat keterangan pindah.

Gambar 19 Menu Kelola Surat

C. Simpulan

Pembangunan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Data Penduduk Desa Betumonga Berbasis Webini merupakan perancangansistem informasi pengolahan data penduduk.Berbagai permasalahan yang muncul telah diupayakan untuk ditangani oleh sistem yang diusulkan ini, dari penelitian yang telah dilakukan makadapat diambil kesimpulan bahwa :

Dengan pengolahan data yang dilakukan secarakomputerisasi dapat mempermudah proses pelayanankependudukan dalam pencarian data penduduk menjadilebih cepat dan efektif.

Dengan proses pengolahan data yang dilakukan secarakomputerisasi seperti penginputan dan pengupdate-an sertapencarian data penduduk, Surat Keterangan Kelahiran, Kematian, Pendatangdan Pindah dapat meminimalisasikan kesalahan pada prosespenambahan data serta mempermudah proses pencariandata penduduk.

Dengan adanya sistem informasi administrasikependudukan ini dapat mempersingkat dan mempermudahdalam pembuatan laporan kependudukan.

Saran

Diharapkan aplikasi dapat dikembangkan menjadi lebihkompleks dengan tampilan yang lebih menarik

Untuk lebih lengkapnya dapat ditambahkan pembuatanlaporan per tahun.

Sebaiknya membuat grafik dari peningkatan dan penguranganpenduduk sehinggaakan tergambar laju perkembanganpenduduk.

Ucapan Terima Kasih

Danyl Mallisza S.Kom,. M.Kom selaku pembimbing 1 yang telah memberikan masukan dalam penulisan penelitian ini.

M. Ilham A Siregar S.kom, M.Kom selaku pembimbing 2 yang telah memberikan masukan.

D. Referensi

Ardian, Aap. "S"Sistem Informasi Manajemen Lelang Kendaraan Berbasis Mobile (Studi Kasus Mandiri Tunas Finance)." Jurnal Teknologi dan Sistem Informasi (JTSI), 2020.

Danyl Mallisza, M Ilham A Siregar. "Sistem Pemesanan Makanan Di Mini Resto AA Fried Chicken Food Booking System In Mini Resto AA ried Chicken." Journal of Scientech Research and Development, 2020.

Hanifah. "Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Madrasah Ibtidaiyah Muhammadiyah Program Khusus Kartasura." Jurnal Teknik Elektro, 2020.

Hidayati, Annisa Tri. "Perancangan Sistem Informasi Wirausaha Mahasiswa (Siwirma) Berbasis Web dengan Unified Modelling Languange (UML)." Jurnal Penelitian Rumpun Ilmu Teknik (JUPRIT), 2023.

Julyantari, Ni Komang Sri. "Implementasi Website untuk Media Pemasaran Online dan Perbaikan Kemasan Produk." Jurnal Pengabdian Masyarakat Informatika, 2021.

Jusmita, ilham, fauzan. "Sistem Informasi Stok Obat Pada Apotek Vera Padang." Journal of Scientech Research and Development, 2023.

Laila Safitri. "Analisa Dan Perancangan Sistem Informasi Text Chatting Berbasis Android Web View." JURNAL IPSIKOM, 2020.

Rahmanto. "Aplikasi Pembelajaran Audit Sistem Informasi Dan Tata Kelola Teknologi Informasi Berbasis Mobile" Jurnal TEKNOKOMPAK, 2020.

Rizaldi. "Penerapan Antrian dan Pemesanan Online di Aplikasi Pearl Salon And BarberShop Berbasis Mobile." JOINTECOMS (Journal of Information Technology and Computer Science), 2021.

Setya Hadi, H., & AZIZAH, M. (2024). PERANCANGAN SISTEM ANTRIAN DENGAN SPEECH RECOGNITION BERBASIS WEB PADA PUSKESMAS GASAN GADANG KAB. PADANG PARIAMAN. Jurnal Manajemen Teknologi Informatika, 2(3), 154-160.

Setya Hadi, H. (2025). PENERAPAN IOT PADA SMART FARMING.